En el despacho hemos observado un fenómeno curioso: Desde la aprobación del nuevo Reglamento LOPD mediante Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, el cual amplía la protección y medidas de seguridad sobre datos personales al ámbito del papel, el número de consultas sobre firma electrónica y validez jurídica de los documentos digitales se ha incrementado notablemente. El motivo es que muchas empresas están impulsando sus proyectos de digitalización documental con el objetivo de eliminar el papel de sus organizaciones. Algunas, incluso, se han marcado el loable objetivo de “papel cero”.
De este modo, surge la pregunta: ¿es posible acabar con el papel? ¿Podemos sobrevivir en un mundo donde la celulosa pase a la historia en nuestra burocracia diaria?.
Aquí tenemos que entonar un poco el “mea culpa” ya que el mundo jurídico en general y los abogados en particular somos adictos al papel, a la tinta, a los sellos y matasellos, y cuantos más mejor. Nos sentimos seguros con lo que podemos tocar, oler y verificar con una buena pericial caligráfica. Esto ha sido la tradición durante cientos de años y, como siempre, toda antigua tradición cuesta cambiarla y, especialmente, en nuestros hábitos.
Pero, lo cierto es que la legislación ha cambiado. Como ya tuvimos la ocasión de analizar, hoy en día ya se admite la plena validez jurídica de la firma electrónica a un mismo nivel que la firma manuscrita aunque, en realidad, es aquélla aún mucho más segura que ésta y para ello, os voy a comentar un ejemplo que suelo poner en la Universidad:
Si yo os pidiera que me firmaseis un autógrafo en un papel en blanco (por si un día sois famosos), sin duda muchos no tendríais reparos en hacerlo.
Ahora bien, si yo os dijera que en dichos papeles posteriormente imprimiré lo siguiente: “Yo, fulano de tal, por la presente declaro que le debo 5.000 euros a D. Víctor Salgado en concepto de préstamo personal el cual será devuelto a su solicitud” ¿Cómo probaríais que dicho documento es falso?
Lo cierto es que lo tendríais muy difícil puesto que la prueba más extendida para ello es la pericial caligráfica sobre vuestra firma, y dicha prueba diría que efectivamente la misma es vuestra.
Es decir, en papel no hay modo de saber qué estaba escrito en el momento de la firma (al menos de manera sencilla).
Sin embargo, esto no ocurre con la firma electrónica. De hecho, la misma se genera a partir del texto que estamos firmando. De este modo, si alguien cambiara o añadiera una sola coma al documento electrónico firmado, dicha firma sería inválida: una prueba sencilla nos diría que sí es nuestra firma pero que no es el texto que firmamos originalmente.
Esto es lo que llamamos “integridad” de la firma electrónica y en Derecho es como descubrir la piedra filosofal que acabará con todas las falsedades documentales y aumentará, por tanto, la seguridad jurídica de los documentos electrónicos por encima de sus homólogos en papel.
“Eso está muy bien pero ¿Qué documentos puedo firmar digitalmente?”
Hoy en día, gracias a nuestra avanzada legislación, prácticamente todos:
1- Todo tipo de contratos, incluso los que se exijan en “forma escrita”, a excepción de los de familia, sucesiones y escrituras públicas. (como vimos en su día, gracias al artículo 23 de la LSSICE).
2- Las facturas, siempre que se cumplan los requisitos establecidos en la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso a la Sociedad de la Información (LMISI) y normativa concordante.
3- Declaraciones y documentos para las Administraciones Públicas, posible desde hace años en el ámbito fiscal o laboral pero con un impulso importante a partir de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP).
4- Y, en definitiva, todos aquellos otros documentos respecto de los cuales no se hayan regulado requisitos formales para su validez.
“¿Y qué hacemos con el papel que todavía no podemos eliminar legalmente?”
Obviamente, hay que conservarlo con los plazos y medidas de protección legalmente aplicables. Sin embargo, ¿cuántas veces tengo que mostrar un documento original en papel? Seamos realistas: muy pocas. Usualmente, es suficiente con aportar una mera copia del mismo (incluso, en muchos casos, frente a las propias Administraciones Públicas).
A este respecto, es perfectamente posible escanear o digitalizar toda esta documentación y almacenar sus originales en un lugar seguro (léase caja fuerte, bunker, etc.) que sólo será accesible en contadas ocasiones mientras utilizamos las copias digitales a los efectos ordinarios.
Por tanto, si bien aún no es posible jurídicamente su eliminación total, sí se puede alcanzar una drástica reducción e inmovilización del papel.
Sin duda, nuestros bosques lo agradecerán.
No lo creo, con el auge de la informática la necesidad del papel ha aumentado, como el típico caso de imprimir un mensaje de correo…
la administración pública debe informatizar, y con urgencia, y el ELETRONICO DNI es un paso clave
¿Que validez tiene una firma «manuscrita» digital? Por ejemplo, que un cliente firme en un dispositivo PDA ó TABLET PC…
GRACIAS
Desgraciadamente, la firma manuscrita digital no tiene ninguna validez legal. Aunque es un sistema cada vez más extendido entre distintas empresas y organizaciones (mensajería, grandes superficies e, incluso, bancos) su adopción se hace puramente por motivos de análisis coste-riesgo-beneficio: es decir, el ahorro que supone para dichas organizaciones el no utilizar papel es muy superior al coste real de los repudios de dichas firmas que se dan en la práctica.
La razón es obvia: no se puede realizar ningún peritaje caligráfico o de otro tipo para contrastar su veracidad. Lo contrario supondría que cualquiera podría escanear nuestra firma y utilizarla en nuestro lugar.
La única firma electrónica que se puede considerar válida a efectos de prueba es, hasta hoy en día, la basada en criptografía asimétrica (DNI-e, certificados de la FNMT, IpsCA, FESTE, Camerdirma, ACE, etc.).
Un saludo.
Hola,
No sólo es posible, si no que ya se está acabando con él. Muchas administraciones obligan ya al uso de sistemas telemáticos para notificaciones, presentación de declaraciones, etc. y eso AGILIZA todo tipo de gestiones.
En entornos de empresa ya se está teniendo consciencia de lo que supone la eliminación total o parcial de papel (contratos, recibos, facturas, etc.).
Sin embargo, espero que no desaparezca del todo. El papel, seguirá siendo el mejor soporte para libros, periódicos y otros documentos personales.
JuanMi
Hola Víctor, entonces si yo a un cliente le doy una factura física original para él y le hago firmar una copia para mí en una PDA (sin quedarme ningún otro documento con su firma), no dispondré de ningún soporte legal para reclamar dicha factura en caso de disputa?
No hay ninguna forma de legalizar dicha firma? Quizás a través de un software específico?
Gracias,
Francisco
Estimado Francisco,
Muchas gracias por leer el blog. En respuesta a tu consulta, para reclamar una factura propia no es necesario que conste en la misma la firma del cliente, sólo que haya sido emitida válidamente por nuestra parte (incluso usando firma electrónica reconocida). Sin embargo, si no hay un contrato formalizado previamente, sí es recomendable recabar la firma del cliente en dicha factura o en un pedido, albarán, documento de aceptación o similar. En este caso, no sería suficiente con la firma rubricada en una PDA dado que no cumple con los requisitos mínimos para ser una firma electrónica reconocida equiparable a una firma manuscrita con arreglo a la vigente Ley. En este caso, se debería utilizar otro medio probatorio alternativo.
Un cordial saludo.
Hola, en el lugar donde trabajo se esta desarrollando un kiosko para la emisión de documentos (constancias) como pueden ser una constancia de trabajo (por mencionar un ejemplo), como se puede garantizar la válidez del documento? Es la firma electrónica la solución ? o existen algún otro medio para garantizar la validez de los documentos?
Por la atención; Gracias.
Estimada amiga,
Gracias por leer el blog. Existen, obviamente, muchos medios para garantizar la validez legal de un documento electrónico, dependiendo de sus requisitos de forma y prueba. Desde luego, el uso de firma electrónica es uno de ellos pero también se utilizan otros como la intervención de «terceros de confianza», según se recoge en el artículo 25 de la LSSI, que dispone:
«Artículo 25. Intervención de terceros de confianza.
1. Las partes podrán pactar que un tercero archive las declaraciones de voluntad que integran los contratos electrónicos y que consigne la fecha y la hora en que dichas comunicaciones han tenido lugar. La intervención de dichos terceros no podrá alterar ni sustituir las funciones que corresponde realizar a las personas facultadas con arreglo a Derecho para dar fe pública.
2. El tercero deberá archivar en soporte informático las declaraciones que hubieran tenido lugar por vía telemática entre las partes por el tiempo estipulado que, en ningún caso, será inferior a cinco años.»
Existen varios proveedores que prestan este tipo de servicios en la actualidad en España, tales como Confirmsign (www.confirmsign.com), Enxendra (www.enxendra.com) o Burotex (www.burotex.com), entre otros.
Un cordial saludo.
Hola. Enhorabuena por el blog.
Una duda, si redactamos un contrato y lo firmamos digitalmente, para mantener su validez electrónica la otra parte también debería usar su firma digital, no?
Este es uno de los motivos por los cuales seguiremos viendo mucho papel por las oficias todavía. Gracias!
Ante todo, muchas gracias por su amable comentario.
Nada obstaría para que un contrato pudiera ser firmado y emitido en sendas copias: una digital firmada electrónicamente por una parte y otra en papel con firma manuscrita por la otra. Esto nos llevaría a que hubiera dos «originales» del contrato que habría que cotejar y unificar a nivel probatorio. Desde luego, lo ideal sería mantener la unidad documental del contrato y, por tanto, el uso de sendas firmas electrónicas aunque, habida cuenta de la aún deficiente implantación de esta tecnología, llevará su tiempo en efecto.
Un cordial saludo.
Hola,
En primer lugar, me gustaría darle la enhorabuena por su blog; resulta realmente útil.
En segundo lugar, procedo a plantearle mi duda:
En el lugar donde trabajo, con motivo a las auditorias a las que nos sometemos, generamos gran cantidad de fotocopias compulsadas de documentos en formato papel que debemos remitir a los auditores. Esto nos provoca un gran problema de almacenamiento de documentos en formato papel y un considerable gasto de papel. Me gustaría saber si existe algun modo de digitalizar los documentos originales de manera que tenga absoluta validez para los auditores y podamos prescindir de la remisión de fotocopias compulsadas. Disponemos de firma electrónica válida a efectos de prueba.
Un cordial saludo.
Estimado amigo,
Ante todo, muchas gracias por sus amables comentarios y por leer el blog.
Ciertamente, tanto la vigente Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica como el nuevo Reglamento (UE) nº 910/2014, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (que entrará plenamente en vigor este año) avalan dicha digitalización con validez legal mediante la incorporación de firmas eletrónicas por las personas y/o entidades intervinientes así como, en su caso, la intervención de terceros de confianza al efecto.
Un cordial saludo.
en mexico, las actas del registro civil se pueden obtener en un kiosco, sin hacer filas, las expide una maquina en automatico.
algunos organos desconcentrados y otros descentralizados emiten sus documentos con firma electronica, misma que es valida por un codigo que se emite por documento