Estoy cayendo en un error de principiante en el ámbito laboral; estoy cayendo en una profunda obsesión por la planificación.
Estos últimos meses estoy trabajando más tiempo que haces unos meses, estoy trabajando más intensamente, más concentrado, pero sigo teniendo la sensación, espero que sólo sea eso, de no obtener tantos «productos» como debería.
Para solventar la situación, he buscado entre las habilidades de consultor que durante más de 7 años estuve ejercitando y me ha parecido que la exigente planificación de las tareas sería la solución para tener las cosas hechas, bien hechas, en plazo y tiempo. Ahora reconozco que estoy errado (herrado no, e-rra-do) y que lo único que he hecho es pensar que la solución de «Planificar» era la absoluta, pero se me ha quedado en el olvido lo más importante, una vez más, la gestión del tiempo; no me refiero a la gestión absoluta del tiempo, sino a la gestión del tiempo entre tareas.
Estoy permitiendo que muchas interrupciones se cuelen entre mis tareas, sean estas las que sean: escribir, pensar, hablar por teléfono, la que sea… entre todas ellas se cuelan interrupciones en forma de llamada por otra línea, correo que llega, conversación que surge, cuestión que me viene a la cabeza, todos los típicos ladrones del tiempo se hacen fuertes y engordan el tiempo dedicado a la tarea propiamente dicha.
El ejemplo más visual que he leído sobre este fenómeno de alargamiento del tiempo de las tareas o lo que es lo mismo la disminución de tu tiempo útil es el de la cuerda del mago.
Si cortas una cuerda de mago con una tijera en tres sitios diferentes a lo largo de la misma tendrás cuatro trozos de cuerda de mago; si más tarde quieres unir estos trozos entre sí, tendrás que hacer tres nudos en la cuerda y como resultado tendrás la misma cuerda pero mucho más corta en longitud.
Eso es lo que sucede con el tiempo que tienes para las tareas, que cada corte que recibe hace que tengas que anudar de nuevo al volver a tomar la tarea, tienes que ver dónde habías dejado el tema, cómo lo vas a reanudar, hacerte todo el planteamiento que ya habías hecho con anterioridad y por fin: seguir haciendo la tarea, pero el tiempo que tenías al inicio para esa tarea ya no es el mismo…
Me he olvidado de las tareas y de los cortes de la cuerda y en esta ocasión no me han ayudado las tecnologías. Si te planteas mal cuestiones como éstas, de base, da igual que tengas un Palm Treo, un iPhone, o un HTC Athena, que no vas a llegar a buen puerto.
Este post es de autocastigo y reflexión, personal pero transferible. Espero que os sirva para caer menos veces en la permisividad de los ladrones de tiempo que siempre vienen con tijeras contra tu cuerda de mago.
Saludos
David Serantes
P.D. Si eres un buen mago no te hace falta hacer nudos y puedes tener la cuerda entera de nuevo, con la misma longitud que la inicial; yo no conozco a ningún buen mago, pero puede que los haya…
Te voy a desilusionar, pero… los magos no existen, es todo «ilusión». Nada es lo que parece y, a menos que tengas toda la información disponible, no te darás cuenta.
Yo también, hace un tiempo he cambiado de trabajo, y ahora me doy cuenta de eso que dices mas arriba. En este nuevo trabajo (documentador) hay muchos «ladrones de tiempo» que yo suelo esquivar con planificación, gestión de tiempo y acopio de toda la información disponible o búsqueda de canales rápidos para conseguirla. Sintetizarla y distribuirla (etiquetarla) también ayuda.
Fastidia mucho cuando sabes que una tarea importante ha de ser terminada y por falta de alguno de los conceptos anteriores no se te ofrecen puertas abiertas para continuar.
Pues fíjate que yo creo que la capacidad de improvisación, dentro de una planificación, es más importante que la propia planificación.
También pienso -sin la más mínima intención de follón- que una mujer siempre será mejor a la hora de planificar algo, simplemente porque tenemos la capacidad de hacer varias cosas a la vez con mejor precisión que un hombre.
No veo yo a un hombre haciendo de madre. Nunca podrá hacerlo igual y por supuesto mucho menos mejor, así que mi opinión es que le pidas consejo a las mujeres de tu alerededor, y si son madres experimentadas, mejor que mejor.
No hay mejores «gestionadoras» de tiempo y de tareas que una madre.
O en su defecto, busca un programa de gestión de tiempo creado por una mujer… jejeje…
Me apunto las dos síntesis que hacéis aunque para los consejos de nacu tengo más problema: ¿cómo se nota que un programa de gestión está hecho por una mujer?.
Así que no existen los magos, pues sí, es una desilusión sobre los ilusionistas.
Saludos
David Serantes
La capacidad de hacer varias cosas a la vez no es natural en los hombres pero podemos aprender… mientras trabajé como Médico Regulador en el SAMU tenía que estar atento a lo que hablaban las operadoras, a la radio, a mi teléfono personal y al PC… con el tiempo dejó de estresarme todo eso y me resultó natural…
Pero hay otra cosa a tomar en consideración… cuando la planificación muestra ser efectiva y esta bien hecha, hay que pensar que quizás la cantidad de funciones a desarrollar son demasiadas para una sola persona… y es que a veces uno se cree todopoderoso y trata de hacerlo todo bien, haciendo cada cosa por separado mal…
Saludos.
Amigo Serantes… creo que todos hemos caído en un momento u otro en la sobre-planificación, en un afán desmedido por tenerlo todo controlado en un mismo sitio.
Si te sirve de algo mi experiencia, es mejor olvidarse de esto. Lo que no quiere decir que haya que olvidarse, dejar de anotar cosas, tener listas de tareas y demás ayudas.
Pero aspirar a tenerlo todo perfectamente controlado en un único sitio, es una utopía (según qué ámbito, claro). Yo dejé de preocuparme por mi lista de tareas cuando sobrepasó las 600 activas, y me di cuenta de que me pasaba casi todo el día gestionando esa lista, procesando entradas etc., en vez de atender cosas realmente importantes.
Y es cierto que hoy en día abundan los «vampiros» de tiempo; su consulta es la más importante, la más urgente, y requiere que dejes de lado lo que sea que estás haciendo para atenderles, con el efecto «cuerda de mago» que tan bien describe la situación. Una bandeja de entrada claramente visible en el despacho, con un block de notas y un lápiz para que apunten lo que sea que quieren si no lo traen ya escrito y si no puedes antenderles (o no quieres) en ese momento es una gran herramienta. Al principio causa extrañeza, y alquien se enfadará, pero con el tiempo descubren que al final sus asuntos son igualmente atendidos (puede que media hora después, 1 día, o 1 semana, pero mis prioridades las marco yo, no los demás).
Ahora bien, como bien dice Nacu, no hay como una mente femenina. En mi equipo hace tiempo que las labores de planificación, control etc. de proyectos complejos las delego en mujeres; lo hacen mejor, más rápido, y de manera más responsable y eficiente que los hombres.