Esta semana pasada he estado los dos primeros días de las semana en un seminario de Gestión del tiempo.

Se trataba de un seminario dirigido a profesionales donde el objetivo, entre otros, era analizar la rutina en la gestión de nuestro tiempo y adquirir habilidades necesarias para cumplir objetivos.

Está claro que el gestionar bien el tiempo es una habilidad, como dice la frase de Peter Drucker: «Quien no es capaz de administrar bien su tiempo no será capaz de administrar nada en su vida». Como tal habilidad requiere de unos conocimientos y unas destrezas adquiridas en la puesta en marcha y funcionamiento de esos conocimientos, pero quizá lo más importante que supe extraer del seminario es que tenemos que ser conscientes de que el tiempo pasa y no hay manera de que vuelva a pasar; quiero decir que si no aprovechamos el que tenemos ahora mismo, luego, más adelante tendremos otro tiempo, que se llamará de otra manera, pero no será el que ahora mismo está pasando, será otro distinto.

Pues muy bien, ¿y para esto hacen falta un par de días de pequeñas píldoras y divertidas dinámicas grupales?; para esto sólo no, pero sí para trabajar alrededor de los principios básicos, desde definir y caracterizar al tiempo, hasta ubicar cuáles son las causas que habitualmente nos «despistan» de llevar a cabo una buena gestión del tiempo (ojo, de nuestro tiempo).

La verdad es que mi preocupación por la gestión del tiempo viene de lejos, siempre me ha preocupado no hacer a tiempo lo que en mi cuadriculada cabeza está planificado y así, si los fines de semana me despierto a las 7 u 8 de la mañana, soy incapaz de quedarme tranquilamente en mi acogedora cama y me empiezan a pasar por la cabeza un montón de «tareas» que puedo hacer ahora y no dejarlas para más adelante y por mucho que intente dormir «media horita más» no lo logro y termino por levantarme sigilosamente para no hacer cómplice de mis desvelos a mi santa esposa y allá que me voy a leer, escribir, estudiar o cacharrear…tengo esa necesidad de aprovechamiento del tiempo.

Con esa motivación, he llegado a leer algún libro sobre gestión del tiempo, siendo el mejor de ellos el de José María Acosta denominado «Uso Eficaz del tiempo», Ed. Gestión 2000 (leído en septiembre de 2002). Podeis encontra muchas soluciones a vuestras dudas si estais interesados en las cuestiones alrededor de la gestión del tiempo en la última edición de este libro y en algún otro que toca la temática como los que aparecen en la página del autor.

Tanto en este libro como en este último seminario al que he acudido llevan una parte un tanto psicológica que no son la parte que más me atrae, pues esas cuestiones trato de apurarlas siempre al máximo, para alcanzar la parte más práctica de los conocimientos relacionados con las habilidades de gestión, que me resultan más sabrosas.

Es importante trazar planes, sean anuales, mensuales, semanales o diarios, pero tenerlos bocetados, escritos, utilizar herramientas que ayuden a verlos de modo gráfico es lo que más me gusta, pues los tengo siempre a la vista y me ayudan a no «meter debajo de la alfombra» las tareas más tediosas, aburridas o que considero menos importantes.

El llevar control de tareas y reuniones o enventos lo gestiono siempre con el Microsoft Outlook, que me da mucho más de lo que pueda llegar a utilizar nunca y para llevarlo en el bolsillo sincronizo estos datos con mi ODB, donde se ve muy bien reflejado en el programa Agendus, que utilizo en su versión Profesional.

Un tema común que aparece en todas las cuestiones relacionadas con la gestión del tiempo una vez fijados los objetivos de nuestro plan a grandes rasgos es decidir cuáles son las tareas que tenemos que realizar para llegar a conseguir esos objetivos y además de seleccionarlas, algo vital es clasificarlas; una metodología que se ha venido utilizando en los últimoa años es la «impuesta» por uno de los gurús del management: Stephen Covey, a través de sus categorías importante/urgente y los cruces que se ubican en una tabla de doble parámetro como la que os he puesto aquí y que es la que se trabajó en el seminario.
Los fabricantes de Agendus tampoco son ajenos a estas cuestiones y han plasmado un modo de sistematizar esta asignación de importancia/urgencia en su aplicación, tan sencillo como elegir con el stylus de tu ordenador de bolsillo dónde deben caer cada una de las tareas que programes.

Os dejo aquí un ejemplo de una tarea para que veais cómo se haría en el Agendus:

Es necesario identificar para cada tarea si se ubicará en una parte u otra del cuadrante, y tratar siempre a la hora de gestionar tu actividad, de mantener el cuadrante A-Importante/Urgente vacía de contenidos, manteniendo un buen control de la planificación de tareas que caigan en el cuadrante B-Importante/Urgente.
En cuanto a los cuadrantes C y D, donde aparecerán las tareas no importantes para tus objetivos, la idea será de intentar que las realicen otras personas para ti o bien tratar en el caso que incluso no sean urgentes, de eliminarlas de tu planificación si cabe esa posibilidad.

No sé si con esto alguien será más productivo, pero al menos seguro que estará más entretenido y como mínimo no perderá de vista sus tareas por llevarlas siempre con él en su ordenador de bolsillo.

Un saludo

david en serantes.es